Tìm hiểu về giao diện phần mềm Excel

Trước khi muốn học Excel, thì việc đầu tiên bạn phải làm quen với giao diện phần mềm Excel, để biết cách sử dụng chức năng của các công cụ có trong phần mềm Excel.

Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu tổng quan cho bạn về giao diện của Excel. Còn bây giờ chúng ta sẽ đi tìm hiểu nào!


Đọc thêm: 

giao diện phần mềm Excel

Về cơ bản, giao diện phần mềm Excel từ phiên bản 2007 cho đến bản 2019 tương đối giống nhau. Tuy nhiên đối với các phiên bản cao hơn sẽ có những công cụ mà bản thấp sẽ không có, nhưng không đáng kể. Các công cụ này, mình sẽ đề cập rõ hơn trong các bài viết sau.

Còn đối với giao diện Excel 2003 hơi khác và khó sử dụng hơn so với các bản mới hơn. Nếu bạn đã sử dụng quen Excel 2003, thì hãy thử nâng cấp lên bản mới, lúc đầu hơi khó sử dụng, tuy nhiên khi bạn đã quen thì, mình tin chắc bạn không muốn sử dụng lại bản Excel 2003 nữa đâu.

Còn nếu bạn sử dụng Excel từ 2007 trở lên, thì cơ bản giao diện sẽ như sau:

Hình ảnh dưới đây là giao diện của phần mềm Excel, khi mới mở file lên bạn sẽ thấy giao diện của Excel sẽ có 4 phần.

Phần 1: là thanh tiêu đề, gồm các công cụ như: Thanh Quick Access Toolbar, nút điều khiển (Control), tiêu đề Microsoft Excel và những nút: cực tiểu hoá(Minimize), cực đại hoá (Maximize), phục hồi (Restore).


Phần 2: Đây là phần chứa thanh Ribbon, trong thanh Ribbon có menu và các công cụ của Excel.

Phần 3: Đây là phần chứa các thành phần như: thanh công thức, Name box, bảng tính.

Phần 4: Chứa các thành phần như: Sheet, Zoom Control, Worksheet View Options.

Giao diên phần mềm Excel

Bây giờ chúng ta sẽ đi tìm hiểu chức năng của từng công cụ trong mỗi phần

I. Thanh tiêu đề trong Excel

Trong thanh tiêu đề có các công cụ như: Quick Access Toolbar, File name, nút điều khiển.

thanh tiêu đề1. Quick Access Toolbar

Đây là thanh công cụ truy cập nhanh, gồm có các công cụ như: Save, Undo, Redo, Open, Print view…

Bạn có thể thêm các công cụ khác trên thanh công cụ Quick Access Toolbar, tùy theo mục đích của bạn. Để thêm công cụ trên thanh Quick Access Toolbar bạn làm như sau:

Bấm vào mũi tên chỉ xuống ở thanh Quick Access Toolbar, sau đó bạn tích chọn vào những công cụ mà bạn muốn nó hiển thị lên thanh Quick Access Toolbar. Những công cụ có chữ v bên cạnh là những công cụ đó sẽ được hiển thị lên thanh Quick Access Toolbar.

truy cập nhanh công cụ

Nếu công cụ bạn muốn thêm lên thanh Quick Access Toolbar không có trong danh mục, thì bạn chọn vào More Commands…

Thanh Custom Acess Toolbar

Lúc này hộp thoại Excel Options sẽ xuất hiện, bạn chọn vào công cụ mà bạn muốn thêm vào thanh Quick Access Toolbar, sau đó nhấn Add để thêm vào. Thì khi đó công cụ sẽ được thêm vào ô bên phải. bạn nhấn OK để lưu lại.

them-cong-cu-tren-thanh-truy-cap-nhanh


Lúc này bạn quan sát trên thanh Quick Access Toolbar, thử xem công cụ mới thêm vào đã xuất hiện chưa nhé!

2. File name

File Name chính là tên của file Excel. Khi bạn mở 1 file mới, mặc định nó sẽ có tên là Book 1, mở 1 file Excel nữa, tên mặc định  sẽ là Book2…bạn có thể thay đổi tên file khi lưu lại file làm việc đó.

ten-file-excel

3. Các nút điều khiển (Control)

Các nút điều khiển, nằm bên trái của cửa sổ phần mềm bao gồm cách nút như:

Minimize: Ẩn phần mềm xuống thanh taskbar.

 Restore down: Phóng to, thu nhỏ cửa sổ của phần mềm Excel.

Close: Tắt phần mềm Excel đi.

dieu-khien-excel

II. Thanh Ribbon

Thanh Ribbon chứa Menu, được phân chia thành các nhóm công cụ ví dụ như ở Tab Home có rất nhiều nhóm công cụ như: Font (chỉnh font chữ, kích thước, màu sắc), Alignment (chỉnh vị trí nội dung), Number ( định dạng số)….. Các nhóm công cụ này, thì mình sẽ đi giới thiệu ở những bài sau.

Thanh Ribbon

III. Phần nhập liệu

Trong vùng nhập liệu này, có các thành phần như:

Name box: Khi bạn bấm vào 1 ô , thì tên địa chỉ của ô sẽ được hiển thị ở đây.

Formula: Là thanh công thức, khi bạn nhập dữ liệu hoặc nhập công thức trong ô, thì dữ liệu  sẽ được hiển thị trong thanh công thức này, muốn sửa công thức hoặc dữ liệu thì bạn chọn vào ô muốn sửa, sau đó rê lên thanh công thức để sửa.


Dòng: Dòng trong Excel được ký hiệu là chữ số bắt đầu từ 1,2,3…

Cột: Cột trong Excel được ký hiệu là chữ cái bắt đầu từ A, B, C….

Bảng tính Excel

IV . Thanh trạng thái trong Excel

Trong thanh trạng thái của Excel, bắt đầu từ trái sang phải. Đầu tiên là các Sheet, mỗi sheet là 1 bảng tính đơn.

Thanh trạng thái

Tiếp theo là trạng thái của dữ liệu, như bạn thấy ở hình ở dưới, do mình quét chọn vào 4 số trong bảng tính đó là: 1, 2, 3, 4. Thì thanh trạng thái nó sẽ hiển thị trung bình của 4 số đó là 2.5, đếm số lượng có 4 số và tổng của 4 số đó là 10.

Trạng thái tính tổng

Tiếp theo đó là công cụ Worksheet View Option gồm có 3 chế độ như sau:

Normal view: Chế độ xem bình thường.

 Page Layout view: Giao diện trang.

Page Break view: Chế độ xem ngắt trang.

layout-trong-excel

Nếu bạn chọn vào chế độ Normal View, đây là chế độ xem mặc định cho tất cả các bảng tính trong Excel.

Normal-View

Chế độ Page Layout xem giao diện trang hiển thị các bảng tính của bạn khi in. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề và chân trang trong chế độ xem này.

che-do-page-layout

Chế độ Page Break xem ngắt trang cho phép bạn thay đổi vị trí ngắt trang.

che-do-page-break-trong-excel

Công cụ cuối cùng là công cụ Zoom, có chức năng thay đổi kích thước của bảng tính, nếu bạn kéo qua trái gần dấu (-) thì Excel sẽ thu nhỏ bảng tính, còn kéo sang phải gần dấu cộng (+) thì Excel sẽ phóng lớn bảng tính.

phong-to-bang-tinh

KẾT LUẬN

Như vậy là thông qua bài viết này, bạn cũng đã hiểu cơ bản về giao diện phần mềm Excel đúng không nào? Ở những bài sau, mình sẽ hướng dẫn bạn về cách định dạng dữ liệu trong Excel. Hy vọng kiến thức này sẽ hữu ích đối với bạn. Chúc bạn thành công!

Tài liệu tham khảo:


BÌNH LUẬN